Ich kann nur mit Erfahrungen mit einem Messestand auf der FESPO dienen, wobei es nicht wirklich "mein" Stand war, sondern ich einen Freund, der dort regelmäßig ausstellt, unterstützt habe.
An sich muss man erst mal schauen, dass man einen Standplatz bekommt. In der Regel geht man dieses Vorhaben an, indem man Kontakt mit dem Veranstalter der Messe aufnimmt. Ausnahmen, die es gibt, haben ja andere schon beschrieben. Wenn man einen Standplatz bekommen hat, erfährt man auch gewisse Vorgaben, an die man sich halten muss. Es ist nicht so, dass man einfach irgendeinen Stand selbst zusammenzimmert und dann dort aufstellt.
Für den Stand kenne ich es so, dass man einen guten Messebauer wie Syma hat oder erstmalig kontaktiert. Messebauer sind inzwischen vielfach eher Messedienstleister, die Stände nicht nur auf- und abbauen, sondern auch gemeinsam mit den Kunden konzipieren und dann vor Ort noch an die realen Gegebenheiten anpassen. Je nach Wunsch kann man bezüglich Design, Duft und so weiter auch viel Unterstützung bekommen. Alles wird einem der Messebauer aber keinesfalls abnehmen.
Die Mitarbeiter müssen (oder besser: sollten) für den Auftritt geschult und darauf vorbereitet werden, wenn man sowas zum ersten Mal macht. Und man braucht natürlich auch noch Kram wie Infomaterial, eventuell Giveaways und vieles mehr. So ein Messestand will in Summe doch sehr gründlich vorbereitet werden.